【学术分享】医院物流管理系统在医用耗材管理中的应用分析
来源：本文刊登于《中国医疗器械信息》杂志2020年第23期 作者：陈毓杰 陈翠微 孙奕奕
单位：广东省惠州市第三人民医设备科 （广东 惠州 516000）
内容提要：一套具有操作便捷、性能良好、界面简洁等特点的医用耗材管理系统不仅能够实现对医用耗材的信息精细化管理，还能提升医用耗材的管理水平。因此，医院有必要利用信息技术选取合适的架构模式，基于医用耗材管理的流程构建物流管理系统，并积极将其在医用耗材管理工作中推广应用，解决资质管理混乱、签字审批繁琐等问题。网络化审批流程的构建，在提高工作效率的同时，也提供了一个全新的数字化平台。
关 键 词：医院物流 管理系统 医用耗材 管理
在时代飞速发展的背景下，伴随着医疗领域改革的不断推进，医院信息化建设逐渐上升为一项重点工程。现阶段，我国大部分医院医用耗材管理存在明显不足，医院的医用耗材类型多样、需求量十分大，在具体的医用耗材管理工作中，受资质管理混乱、审批流程繁琐复杂等因素的限制，医用耗材管理工作难以顺利进行。因此，医院有必要将构建物流管理系统提上日程，基于医院中普遍存在的现状和问题提出构建医院物流管理系统，实现对医用耗材有资质的规范化的信息化管理，建立方便快捷的网络化审批流程，以推动医用耗材的快速周转，提升医院整体的管理效率。1.医院物流管理系统构建的要求
医院有大量的、类型繁多的医用耗材，受限于落后的管理水平与信息技术的影响以及繁琐的审批流程等问题的制约，目前尚有很多医院对医用耗材的管理水平比较落后。为实现对医用耗材的有效管理、规范物流管理流程、减少医院的相关运营成本，医院在构建物流管理系统时，要注意满足系统的具体功能需求。
1.1 医用耗材采购计划管理
医院对医用耗材的需求量十分大，因此，医院各个科室之间有必要立足需求实际，打好提前量，做好周期需求计划，并递交给负责医用耗材采购的相关部门进行汇总，相关部门在接收到耗材需求计划后，及时对各科室对医用耗材的需求量进行汇总，形成周期内的医用耗材采购计划[1]。
1.2 医用耗材采购过程管理
医院相关部门在汇总各科室之间耗材需求的基础上，进一步展开医用耗材采购工作，在此阶段，要做好对采购各个环节和阶段的管理工作，保障采购记录完整具体，详细到医用耗材采购的日期、医用耗材供货单位、医用耗材种类、规格型号、耗材生产单等信息，相关部门的采购人员还要做好发票入库等工作。
1.3 医用耗材储存区域管理
在医用耗材需求汇总和采购的基础上，医院要进一步展开对医用耗材储存区域的管理工作，也就是要完成医用耗材实时的出库入库，并对出入库情况进行实时准确详细的记录，同时，还要做好对医用耗材的调拨和盘点记录，能够提供出库房中实时的医用耗材结存数量[2]。
1.4 医用耗材实时查询管理
实时查询功能，能够帮助系统操作人员实时了解医用耗材的各种应用状态，掌握仓库中应用耗材的数量和库存，并能够在耗材数量低于系统的预警数量时，发出预警，为采购人员制定采购计划提供依据，并能够保障耗材对医院各个科室之间的供应。2.医院物流管理系统构建的构想和依据
2.1 医院物流管理系统构建的构想
医院物流管理系统以物流管理业务为基础，以计算机技术为手段，在医院内部局域网中使用，严格意义上来讲，医院物流系统是一款面向用户端的新型的数据库管理系统[3]。2.2 医院物流管理系统构建的原则医院物流管理系统要满足简单性原则的要求，在不影响系统功能的基础上，力求系统界面简洁，操作方便、简单快捷，易于医院相关工作人员熟练的掌握其功能操作。此外，还要满足实用性原则的要求，满足医用耗材管理流程的客观需求。安全性是相对来说比较重要的一个原则，医院物流系统在运行使用过程中，要注意防范数据丢失和篡改风险，同时，还要不断发展相关信息技术，不断对系统进行革新和升级，保障系统的应用性能不受影响[4]。 3.医院物流管理系统的功能结构及数据库设计
在保证医院物流管理系统具有满足医用耗材管理功能的基础上，结合医院实际，进一步确定系统构建的功能结构，主要分为医用耗材需求管理、医用耗材采购管理、医用耗材库房管理、医用耗材查询管理几部分。
3.1 数据库设计
医院物流管理系统中的数据库设计以数据库模型为基础，深入进行数据库和程序的研究和开发工作，使其具备数据信息存储功能，满足医院的需求。通常，数据库结构设计主要包括需求分析、概念设计、逻辑结构设计、物理结构设计、数据库实施和数据库运行与维护[5]。
3.2 数据表设计
在具体的医院医用耗材的管理过程中，使用物流管理系统时，首先要根据自身的需求创建相应的数据表，即用户表、申请计划表、材料入库表、材料出库表、材料库存表，在创建表格的基础上，详细分析表格中的数据[6]。4.医院物流管理系统的模块设计及应用
4.1 系统登陆模块设计及应用在进行医院物流管理系统模块设计工作时，要意识到系统登陆这部分在整个系统中的门面作用，其作为医院物流管理系统的入口和初始部分，在医院物流管理系统模块设计工作中占据着关键的地位。系统登录模块具有检查登入系统用户安全性的功能，并具备抵抗风险的能力，防范用户非法手段登入系统。还能够判断用户在系统中输入的账户和密码信息的正确性和合法性，用户只有保证其账户和密码输入正确，才能够登入系统，进入主界面，选择相应的功能模块，进行下一步的操作和功能使用。
在初次运行医院物流管理系统时，要先以系统管理员的身份进行登入，做好对医院物流管理系统的初始化工作，对系统进行数据配置，并设置和分配用户具有的职能和权限。例如：对医用耗材的采购人员可以开放系统中耗材入库、采购管理、入库查询等功能权限，对管理医用耗材库房的库管员，可以开放医院物流管理系统中的材料出库、申请审核、出库查询等功能权限，使相关人员各司其职，各尽其责，促进医用耗材管理工作效率提升[7]。4.2 系统业务流程模块设计及应用
4.2.1 医用耗材计划模块设计及应用医院各个科室在得到系统管理员分配的账号和密码后，通过验证登入系统后，使用自己对应的权限和功能。其中，医用耗材计划功能模块对医院各个科室都开放，在完成医用耗材申请科室、申请日期、申请类型和周期等信息添加操作后，生成登入科室的医用耗材需求和申领计划，同时保存提交系统，负责医用耗材管理的相关部门在收到信息后，以保管员的身份和权限登录系统，进入耗材申请界面，审核科室提出的医用耗材申领需求，并查看其对应的库存状况，在医用耗材库存充足的情况下，医用耗材保管员只需确认科室提出的申领需求信息即可，系统会自动生成出库单，如果此时库存耗材不足，用户将申领信息转交给采购人员，采购人员根据相应信息进行耗材采购，填补库存即可。4.2.2 医用耗材采购模块设计及应用负责医用耗材采购工作的相关人员以采购员的身份登入系统，并进入和其具有的系统权限相对应的医用耗材采购模块界面，对库存不足产生的申请信息进行处理，对没有通过医用耗材申领科室的需求信息进行汇总和计算，然后制定详细的医用耗材采购计划。需要注意的是，采购计划上必须要具备日期、材料规格、耗材种类、采购数量、供货生产商等要素。在完成医用耗材采购一系列的操作后，退出系统即可。4.2.3 医用耗材库房模块设计及应用医用耗材库房模块部分包括耗材出入库管理功能，负责医用耗材的相关人员在完成医用耗材的采购工作后，登入系统，使用医用耗材入库功能，将采购耗材的信息，如：采购日期、购买单位、票据信息、医用耗材的类型和数量信息，依次录入医院物流管理系统，然后生成医用耗材入库单，在完成一系列的操作、通过医院财务部门会计的审核后，医用耗材入库工作得以完成。医用耗材的出库流程与入库操作异曲同工，也是由医用耗材的管理人员登入系统，填写医用耗材的相关信息和领用人后，生成出库单，在科室领用人员对其申请进行确认后，材料出库流程得以完成[8]。
4.2.4 医用耗材查询模块设计及应用
医用耗材查询模块功能对医用耗材信息变动情况进行有效整合，以满足医院不同科室不同人员对医用耗材的信息需求，如相关人员只要在该模块的搜索引擎中输入选择条件或查询关键字，就可以使用该模块中的医用耗材出入库查询、医用耗材调拨信息查询等功能，并能够生成其所需要信息的报表，还可以将报表导出使用，更具灵活性。5.小结
总而言之，医院应用物流管理系统，一定程度上摆脱了医用耗材管理模式资质混乱、审批流程和手续繁琐的困扰，实现了医院对医用耗材有资质规范的信息化管理，提升了耗材管理工作水平。使医院的医用耗材管理业务流程更加清晰有序，医药耗材管理系统中的预警功能，保障了医院医用耗材能够稳定供应，提高了医药耗材的周转效率。
此外，在医药耗材管理中应用医院物流管理系统，构建了集耗材申请、申领审核、耗材采购、医药耗材出入库功能于一体的网络化管理体系，高速度和高效率的医药耗材业务流程，并且能够将对耗材的管理细化到医院各部门和各科室，及时发现即将过期的医用耗材，在一定程度上，为医院减少了成本支出，为医院科室的精细化管理目标的实现奠定了基础。
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